ניהול מסמכים וארכיון דיגיטאלי יד ביד עם מערכות ERP 

חברה העובדת עם מערכת ERP לניהול משאבי הארגון בחרה למעשה עבודה תחת פלטפורמה אחת על פני עבודה עם מגוון תוכנות וממשקים ייעודיים. חלק מן היתרונות בעבודה עם מערכות ERP הם שהן מאפשרות שקיפות, מבט ארגוני מקיף, וניהול המידע הארגוני בסנכרון מלא בין כל חלקי הארגון. חשיבות יתרה יש לאינטגרציה המתקיימות במערכות אלו עם מערכות ניהול מסמכים וארכיונים דיגיטאליים. 

אחד מהתפקידים המכריעים של מערכות ניהול מסמכים וארכיבים דיגיטאליים הן יצירת תהליכים אוטומטיים לתיוק, המרה ומיון המסמכים הנכנסים והיוצאים אל ומהארגון. מסמכים אלו מהווים מידע קריטי לניהול העסק, הם כוללים חשבוניות, תעודות משלוח, חוזים, דוחות פנים וחוץ ארגוניים ועוד.

האינטגרציה בין שתי המערכות מתבטאת בכך שניהול המסמכים מהווה חלק בלתי נפרד ממערכת ה ERP, ומאפשר יכולות תיוק, גישה, צפייה, העברה, חתימה וכדומה מתוך המערכת. כשחברה מחליטה על הטמעת מערכת ניהול מסמכים עליה לקחת בחשבון שהתוכנה מאפשרת התממשקות למערכת הERP הקיימת. מיזוג הולם בין שתי המערכות מתבטא ביכולת להפעיל את מערכת ניהול המסמכים דרך הERP כאשר הראשונה רצה ברקע ללא פתיחת ממשק המשתמש שלה. כפתורי ביצוע ויכולות ספציפיות של מערכת ניהול המסמכים ישולבו בתוך מערכת הERP כAdd-ons, כדוגמת כפתור סריקת מסמכים מתוך המערכת עצמה.

דוגמה לשימוש נפוץ באינטגרציה מעין זו היא טיפול בתעודות משלוח. עסק המטפל בתעודות משלוח זקוק לפתרון המאגד בתוכו יעילות ומהירות מצד אחד (זמן תיוק מהיר וחסכון במשאבים כגון כוח אדם, מקום ואביזרים משרדיים) ומצד שני דיוק, ויכולות שליפת מידע/ צפייה מהירה מתוך מערכת ניהול המשאבים. תוכנת ניהול המסמכים מאפשרת סריקה מהירה, זיהוי אוטומטי של ברקודים, המרה, תיוק ומיפתוח של המסמכים בעוד מערכת הERP תאפשר למשתמש גישה ושליפה מהירה של המסמכים הנדרשים מתוך ממשק המשתמש שלה. משתמש מערכת הERP יכול למעשה לסרוק מתוך המערכת את תעודות המשלוח ישירות לכרטיס התעודה. התעודות נסרקות ומתויקות כך שהמשתמש יוכל להגיע ולצפות בהן בכל עת בלי צורך לעבור לפלטפורמת עבודה שונה.

יש לציין שישנם גם יתרונות לעבודה עם ממשק תוכנת ניהול המסמכים והארכיב הדיגיטאלי בנפרד, הדבר תלוי בנהלי העבודה והצרכים של הארגון. חלק מיתרונות ממשק התוכנה כוללים: חיפוש מהיר בשדות מפתח, דוחות, בקרת תיוקים שגויים, ניהול, פיצול, מיזוג ומיגרציה של קבצים. ישנם ארגונים המשתמשים בתחנות עבודה ייעודיות שונות, תחנות לעבודה עם  מערכת ניהול מסמכים גלויה ותחנות בהן המערכת רצה ברקע.

ולסיום רק נזכיר ששימוש בתוכנות סריקה וניהול מסמכים הוא חסכוני יותר (גם בכסף וגם במקום), מדויק יותר, מאובק פחות והרבה יותר ירוק.

 בהצלחה!